En este manual encontrará una guía básica del uso del software BNET_EMPRESARIAL desarrollado por Binapps S.A.S.
Al momento de ejecutar el software aparecerá una ventana. Para ingresar, es necesario digitar el usuario y la contraseña en los campos asignados. Ver figura 1.
Figura 1.
¡Importante!: Si olvida su clave o no encuentra el usuario para poder ingresar, por favor comuníquese con soporte.
Una vez la autenticación se haya realizado correctamente el usuario ingresa a la ventana principal del programa. Ver figura 2.
Figura 2.
ELEMENTOS DE LA VENTANA PRINCIPAL:
- Novedades: Mostrará los cambios que hay en la nueva versión, al igual que documentos desiguales y documentos sin contabilizar.
- Periodo: Muestra el mes actual que se trabaja en el sistema.
- Usuario: Muestra el usuario actual que está trabajando en la base de datos. Los movimientos que se realicen tendrán un registro del usuario que los elabora, de esta manera se puede llevar un control efectivo sobre sus operaciones.
- Empresa: Es la empresa en la cual se está trabajando en el momento.
- Versión: Hace referencia a la versión en la que se encuentra el programa
- Menús de acceso al software: Son diferentes herramientas que permiten realizar la parametrización del sistema, elaborar movimientos, generar informes, entre otros.
- Accesos directos: Es un panel de accesos directos configurables por el usuario para tener de manera fácil las aplicaciones más utilizadas del software.
- Color: Permite cambiar el color de las ventanas, al color que el usuario quiera seleccionar.
PARAMETRIZAR INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
Para ingresar al software los datos básicos de su empresa tales como razón social, nombre comercial, logotipo, teléfonos, dirección, representante legal, contador público y revisor fiscal.
Se debe realizar por el menú Configuración/Datos de la empresa, Digite la información de su empresa en los campos correspondientes. Ver figura 3.
Figura 3
Una vez parametrizados presione el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha.
Nota: Los datos aquí registrados, son los que aparecerán al momento de realizar cualquier movimiento (facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso) o consultar un informe (libro auxiliar, balance general, estado de resultados), entre otros.
PARAMETRIZAR EL LOGO DE LA EMPRESA
El archivo de imagen que contiene el logo de la empresa debe tener formato JPG, se debe seleccionar con el botón seleccionar, ubicar la ruta donde esté guardado el logo de la empresa y hacer clic en el botón abrir. Ver figura 4.
Figura 4.
CREAR USUARIOS DEL SISTEMA
Con el fin de tener un acceso controlado al software, El software BNET_EMPRESARIAL permite crear usuarios con diferentes niveles de acceso y poder otorgar o denegar permisos.
Este proceso se realiza en Configuración/Usuarios y roles, para crear un usuario presione el botón Nuevo y diligencie los espacios correspondientes:
Nombre de usuario: identificación del usuario de BNET_EMPRESARIAL. Con dicho nombre de usuario se debe autenticar para poder acceder al software.
Contraseña: Se asigna la contraseña con la que se debe autenticar el usuario.
Confirmar contraseña: Se debe confirmar la contraseña por seguridad del software.
La opción El usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión, es para que la persona encargada de crear los usuario los pueda crear con una contraseña por defecto y la persona a quien se le otorgó el usuario al ingresar con esa contraseña pueda cambiar la contraseña en el primer ingreso al sistema y tenga una clave personal.
Tipo usuario: Se elige el rol del usuario que se está creando, el software trae unos permisos por defecto, sin embargo el administrador del sistema puede ajustar dichos permisos de acuerdo a las funciones del usuario.
Después de presionar el botón Aceptar el usuario quedará asignado a la base de datos correspondiente. Ver figura 5.
Figura 5.
CAMBIAR MI CONTRASEÑA
Esta opción sirve para cambiar la contraseña del usuario con el que se está trabajando. Configuración/Cambiar mi contraseña. Luego de diligenciar los campos correspondientes, presione el botón Aceptar para finalizar. Ver figura 6.
Figura 6.
EXAMINAR PERIODOS
Esta opción sirve para crear periodos, para cerrar o abrir los periodos creados en el software, cuando el periodo esté cerrado no se pueden hacer modificaciones o ingresar comprobantes. Ver figura 7.
Figura 7.
SELECCIONAR, EMPRESA / USUARIO
Esta opción es para cambiar de usuario y/o empresa con la que se está trabajando sin salir totalmente el programa se hace por el menú Configuración/Seleccionar empresa / usuario o el comando Ctrl+Z. Ver figura 8.
Figura 8.
CREAR UN TIPO DE COMPROBANTE
Para utilizar los distintos tipos de comprobantes disponibles en BNET_EMPRESARIAL, es necesario crearlos en el Catálogo "tipos de comprobantes"; por ejemplo, para poder utilizar una Factura de Venta, es necesario que cree un tipo de comprobante con clase “Factura de venta” dentro de Catálogos / Tipos de comprobantes.
Una vez localizado en la ventana, presione el botón Nuevo para adicionar un nuevo movimiento a la lista. Al presionar dicho botón se habilitan el campo clase donde puede seleccionar un nuevo tipo de comprobante que necesite para el funcionamiento de su empresa. Ver figura 9.
Figura 9.
Clase: Determina el tipo de comprobante que se va a crear.
Código: identifica el tipo de comprobante en el sistema, usted podrá decidir si usar el código que por defecto trae el programa o agisnarle uno nuevo.
Nombre: Determina cómo aparecerá el comprobante al momento de elaborarlo. Por ejemplo, si escoge un comprobante con clase “Factura de Venta” y en el campo nombre digita “Factura de Venta Centro”, al momento de imprimir aparecerá el nombre “Factura de Venta Centro”.
Una vez seleccionado la Clase, Nombre y Código correspondientes, presione el botón Grabar.
CONFIGURAR RESOLUCIÓN DE LA DIAN EN LAS FACTURAS DE VENTA
A través de la ruta Catálogos/tipos de comprobante deberá buscar la factura de venta.
Acto seguido en la ventana configuración específica, haga clic el botón Resolución DIAN. Ver figura 10.
Figura 10.
Una vez digitados los datos de la resolución DIAN, presione el botón Aceptar y grabe los cambios del comprobante.
CREAR TERCEROS (CLIENTES, PROVEEDORES, VENDEDORES, ETC.)
Para crear los terceros que aparecerán relacionados en comprobantes tales como facturas de venta, comprobantes de egreso, recibos de caja, entre otros, los puede crear en Catálogos/Terceros/Terceros, o acceder con el comando Ctrl+T.
Para crear un nuevo tercero presione el botón Nuevo y proceda a llenar los campos obligatorios como: identificación, número, nombres y apellidos en los campos correspondientes, dirección, teléfono y ciudad, una vez diligenciados los datos básicos del tercero, seleccione la clasificación que le corresponda (Por ejemplo: cliente, proveedor, entre otros)
Cuando ya seleccione la clasificación y tenga los datos básicos diligenciados, presione el botón Grabar. Ver figura11.
Figura 11.
CREAR SUCURSALES DE TERCEROS
Diligencie los datos correspondientes:
- Número: Número de identificación de la sucursal, éste aparecerá al momento de seleccionarlo cuando elabore un comprobante.
- Nombre: Nombre que tendrá la sucursal del cliente. Éste último aparecerá al momento de imprimir los comprobantes.
- Sucursal de: Se selecciona el tercero (creado previamente en el Catálogo de terceros) correspondiente a la sede principal.
- Información general: Datos básicos como dirección, teléfono y ciudad de la sucursal, los cuales aparecerán al momento de imprimir comprobantes. Ver figura 12.
Figura 12.
CREAR ARTÍCULOS
Para la creación de los artículos diríjase a Catálogos/Inventario/Artículos, también puede utilizar el comando Ctrl+A
Pulse clic en el botón Nuevo para ingresar una nueva referencia de artículo, proceda a diligenciar la información del producto.
- Código: Código que identificará el artículo dentro del programa. Dicho código aparecerá al imprimir un comprobante.
- Nombre: Nombre que tendrá el artículo.
- Presentación: Forma en que se presenta el articulo para la compra o venta. (Ejemplo: Unidad, kilo, bulto, etc.) Del artículo la cual aparecerá relacionada al momento de elaborar e imprimir un comprobante.
- Modelo contab.: Parametriza los códigos contables que se afectan al momento de realizar transacciones con el artículo.
- Tarifa IVA: En éste campo se determina la tarifa del IVA que tiene el producto al momento de comercializarlo.
- Marca: Designa una marca para el artículo la cual puede aparecer en los comprobantes que se elaboren, además de servir para dar un orden al inventario. Si en algún momento desea generar un informe sobre los artículos de una marca determinada, será necesario llenar este campo.
- Línea: Hace referencia a una agrupación principal de los artículos.
- Grupo/Sub: Hace referencia a las divisiones que puede dar al inventario para de esta manera tener un orden. En función de los grupos y subgrupos se pueden generar informes tales como saldos de inventario y rotación. Ver figura 13.
Figura 13.
Código de Barras: Permite adicionar un código de barras relacionado con el artículo, el cual se puede utilizar para agregar referencias al momento de elaborar una factura o cuando se necesite buscar un producto en particular. Para configurar el código de barras del artículo abra este en el catálogo de artículos y busque la pestaña Cod.Barras y dele clic en "adicionar" allí aparecerá una nueva ventana emergente, donde podrá adicionar el número del código, ya sea escaneandolo con la pistola lectora, luego digite la presentación, la cantidad y finalmente pulse clic en Aceptar. Ver figura 14.
Figura 14.
DEFINIR COSTO, PRECIO DE VENTA Y PORCENTAJE DE UTILIDAD EN ARTÍCULOS
Después de diligenciar los datos básicos del producto se procede a especificar el costo del mismo al igual que el precio de venta en la sección correspondiente del Catálogo de artículos.
- Definir costo: En la parte derecha del Catálogo de artículos, digite la información correspondiente al costo de compra inicial del producto. Ésta información se actualizará automáticamente al momento de realizar una compra del artículo. Ver figura 15.
Figura 15.
La información del costo que se digita en esta casilla sirve de manera informativa al momento de elaborar una Factura de compra/ causación de servicios para consultar el último costo al cual se adquirió el artículo y para realizar el cálculo del precio de venta basado en un porcentaje de utilidad. El costo especificado en esta sección NO tiene IVA.
- Definir precio de venta: Haga clic en la parte inferior del Catálogo de artículos botón Precios.
- Luego digite el producto a buscar y presione el botón adicionar, deberá seleccionar el área de datos en la cual creará el precio.
- A continuación aparecerá una nueva ventana emergente donde podrá seleccionar la lista de precios, la presentación y demás datos como porcentajes de utilidad y precios de venta por ultimo clic en Aceptar. Ver figura 16 y 17.
Figura 16.
Figura 17.
SALDOS INICIALES
Permite ingresar todos los saldos iniciales de la empresa para después poder iniciar los movimientos diarios, diríjase a Movimientos/Contabilidad/Saldos Iniciales. (previamente debe haber creado el tipo de comprobante de clase saldos iniciales)
Digite la fecha y el detalle del comprobante luego encontrará 4 pestañas: ver figura 18.
Figura 18.
- Contabilidad: Permite ingresar los movimientos contables con los que iniciará. Ver figura 19.
Área de datos: Área de datos a la que pertenecerán los movimientos
Cuenta: Código contable correspondiente a la cuenta en la que se realiza el movimiento. Si el usuario no la recuerda digite el número de la clase y presione la tecla Enter para que se active el buscador.
Detalle: Descripción del asiento o el nombre de la cuenta.
Débito: Valor si la cuenta esta debitando.
Crédito: Valor si la cuenta esta acreditando.
Nit Tercero: Si la cuenta requiere tercero debe digitar el Nit correspondiente.
Centro de costo: Ingrese el centro de costo al que pertenece la cuenta.
Afecta comprobante: Ingrese el número y el tipo de comprobante en el que se afecta la cuenta.
- Inventarios: En esta opción se ingresan los artículos que tiene actualmente la empresa en existencia. (Estos elementos deben ser creados previamente en el catálogo de artículos). Ver figura 20.
Figura 20.
Artículo: Nombre y referencia que se creó previamente en el catálogo de artículos
Bodega: Bodega a la cual ingresarán los productos.
Presentación: Factor de presentación definida para el artículo. Ejemplo (unidad, caja)
Cantidad: Número de artículos que ingresarán en los saldos de inventario.
Costo unitario: Costo individual que se registró en el catálogo de artículos.
Costo total: Valor total de los productos.
- Cuentas por cobrar: Se ingresan las cuentas que la empresa tiene pendientes por cobrar. Ver figura 21.
Figura 21.
Tipo: Es el tipo de comprobante que se va a utilizar para montar la información de cuentas por cobrar.
Numero: Número del comprobante correspondiente a la cuenta que se le cobrará al cliente.
Núm. Ext: Número externo del comprobante.
Forma de Pago: Se registra en la parte inferior, se agrega, se selecciona la forma de pago (cuentas por cobrar a clientes), se indica el valor correspondiente y el plazo de pago, si son cuotas puede colocar el valor correspondiente de la cuota y agregar más formas de pago hasta llegar al valor total por cobrar.
Cliente: Se selecciona el tercero que tiene la cuenta pendiente por cobrar con la empresa.
Vendedor: Selección el vendedor de la cuenta pendiente por cobrar.
Fecha: Fecha en que se asume la obligación.
Vence: Plazo máximo para cancelar la deuda.
Vr. Total: Valor de la deuda.
- Cuentas por pagar: En esta opción se ingresan las cuentas que la empresa tiene pendientes por pagar. Ver figura 22.
Figura 22.
Tipo: Es el tipo de comprobante que se va a utilizar para registrar la información de cuentas por pagar.
Numero: Ingrese el número del comprobante.
Núm. Ext: Digite el numero externo del comprobante.
Forma de Pago: Se registra en la parte inferior, se agrega, se selecciona la forma de pago (cuentas por pagar a proveedores), se indica el valor correspondiente y el plazo de pago, si son cuotas puede colocar el valor correspondiente de la cuota y agregar más formas de pago hasta llegar al valor total por pagar.
Proveedor: Registre el Nit del tercero al que se cancelará.
Fecha: Fecha en que se asume la obligación.
Vence: Plazo máximo que otorgó el proovedor para cancelar la deuda por pagar.
Vr. Total: Valor de la obligación.
¡Importante! Recuerde que el comprobante debe reflejar sumas iguales para que el programa BNET_EMPRESARIAL no genere error.
COMPRAS/CAUSACIÓN DE SERVICIOS
El primer punto que debe considerar para ingresar al sistema las facturas de venta de los proveedores, lo que para la empresa es una compra, es que dichos comprobantes de compra deben estar creados a través del catálogo de tipos de comprobante.
Una vez validado que tenga creado un tipo de comprobante para registrar las compras deberá dirigirse a Movimientos Compras-Causación de servicio, y allí elegir el tipo de documento con el cual va a trabajar. Ver figura 23.
Figura 23.
Para diligenciar el documento de compras/causación de servicios primero revise la fecha, seleccione la fecha del recibido y seleccione el proveedor.
Posteriormente adicione los artículos que aparecen en la factura del proveedor a través del botón Agregar y proceda a diligenciar la información del registro que aparece en el documento; En dicho registro debe especificar las cantidades adquiridas, el costo individual de cada artículo y los descuentos otorgados. Si desea ingresar un nuevo artículo presione de nuevo el botón Agregar. Ver figura 24.
Figura 24.
Una vez diligenciados los artículos que aparecen en la factura del proveedor, proceda a agregar la forma de pago. Ver figura 25.
Figura 25.
De igual forma puede escoger las retenciones a aplicar. Ver figura 26.
Figura 26.
Por último el botón Grabar. Ver figura 27.
Figura 27.
DEVOLUCIONES EN VENTA Y COMPRA
Movimientos/ Nota crédito-devolución en venta o Nota débito-devolución en compra, al ingresar encontrará un formato similar al de la compra o factura de venta; para elaborar una devolución en venta debe seguir éstos pasos:
- Digite la fecha en el campo correspondiente.
- Seleccione el cliente o el proveedor.
- Presione el botón Copiar Desde que se ubica al lado del campo donde se selecciona fecha. Ver figura 28.
Figura 28.
Al presionar dicho botón aparecerá una nueva ventana donde salen todas las compras o ventas que se realizaron al tercero seleccionado. Ver figura 29.
Debe seleccionar la factura sobre la cual se va a realizar la devolución.
Al presionar el botón cruzar 
Y al presionar el botón cruzar
Una vez seleccionados los artículos a devolver, cierre la ventana.
De nuevo en el formato de devolución seleccione la forma de pago y finalmente presione el botón Grabar.
FACTURACIÓN
Para elaborar una factura de venta diríjase a Movimientos/Factura de venta. Ver figura 30.
Figura 30.
Para elaborar la factura de venta primero digite los datos básicos del documento. Ver figura 31.
Figura 31.
Posteriormente adicione el artículo a facturar a través del botón Agregar y proceda a verificar la información en el registro que aparece en la factura. Ver figura 32.
Figura 32.
En dicho registro puede especificar las cantidades a vender, el valor individual o total de los artículos y el porcentaje de descuento. Si desea ingresar un nuevo artículo presione de nuevo el botón Agregar.
Elija la forma de pago en la cual el cliente cancelará a través del botón Forma de Pago. Ver figura 33.
Figura 33.
Si escoge la forma de pago Cuentas por cobrar a clientes puede especificar el plazo y el descuento financiero en las casillas de plazo.
Por último presione el botón Grabar para finalizar e imprimir la factura.
COMPROBANTE DE EGRESO
Movimientos/Comprobante de egreso. Ver figura 34.
Figura 34.
Para elaborar un comprobante de egreso debe realizar los siguientes pasos:
- Digite la fecha en el campo correspondiente.
- Seleccione el Tercero al cual se le realizará el pago.
- En el campo Detalles debe escribir el concepto del egreso.
- Presione el botón
para que aparezca la siguiente ventana donde se mostrarán los saldos por pagar al tercero seleccionado. Ver figura 35.
Figura 35.
Seleccione la deuda a cancelar y presione el botón
Figura 36.
En la casilla Pago neto digite el valor que efectivamente se cancelará. Puede liquidar valores adicionales como retenciones y descuentos.
Una vez liquidado el valor a cancelar presione el botón Agregar Pago. Seleccione más deudas a liquidar si es necesario, de lo contrario salga de la ventana.
De vuelta al formato de comprobante de egreso, escoja la forma de pago con la cual se cancelará la transacción y para finalizar presione el botón Grabar.
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja tiene un funcionamiento similar al comprobante de egreso. Para ingresar al formato diríjase a Movimientos/Recibo de caja. Ver figura 37.
Figura 37.
Para elaborar el recibo de caja, debe realizar los siguientes pasos:
- Digite la fecha en el campo correspondiente.
- Seleccione el tercero que va a realizar el pago.
- Presione el botón
para que aparezca la siguiente ventana donde se mostrarán los saldos por pagar que tiene el tercero con la empresa. Ver figura 38.
Figura 38.
Selecciona la deuda que el tercero va a cancelar y presione el botón 
Figura 39.
En la casilla Pago neto digite el valor que el cliente efectivamente va a cancelar.
Seleccione más deudas a liquidar si es el caso, de lo contrario presione el botón Salir.
De vuelta al formato de recibo de caja, seleccione la forma de pago con la cual el tercero cancelará la deuda y presione el botón Grabar.
FACTURACIÓN POS
POS hace referencia al tipo de facturación de empresas comerciales que tengan implementados puntos de venta, que utilizan impresoras tipo tiquete (POS) y una resolución especial de la DIAN. Para utilizar facturación tipo POS presione la tecla F9 para ingresar al siguiente formato. Ver figura 40.
Figura 40.
En la factura POS se utilizan diversos accesos rápidos que facilitan el diligenciamiento de los documentos y con los cuales es conveniente familiarizarse. Puede acceder a la lista de accesos rápidos dentro de la factura POS con la tecla F1. Ver figura 41.
Figura 41.
Para iniciar a diligenciar la factura POS primero seleccione el cliente (si lo considera necesario, aunque es conveniente recordar que en el tipo de facturación POS no es obligatorio el cliente) a través de la tecla F5. Ver figura 42.
Figura 42.
Una vez seleccionado el cliente proceda a adicionar los artículos a facturar con la tecla F2 o apuntando la pistola lectora al código de barras (debe estar parametrizado el código de barras en el catálogo de artículos) donde posteriormente se diligenciará en el registro que aparece las cantidades y el valor a facturar. Ver figura 43.
Figura 43.
Luego de adicionar los artículos que se facturarán presione la tecla F6 para escoger la forma de pago. Ver figura 44.
Figura 44.
Para conocer el valor del cambio presione la tecla F7 y digite la cantidad que ha recibido por parte del cliente. De ésta manera se realizará la operación matemática entre el valor total y el valor recibido dando a conocer el resultado en la casilla cambio. Ver figura 45.
Figura 45.
Por último para grabar e imprimir la factura presione la tecla F12.
DEVOLUCIONES DE FACTURACIÓN POS
Para ingresar a elaborar una devolución de factura POS presione la tecla F11. Como se puede ver el formato es similar al de la factura POS. Ver figura 46.
Figura 46.
Para realizar una devolución POS es necesario seleccionar el cliente y los ítems que van a devolver.
Una vez seleccionados los artículos a devolver, seleccione la forma de pago y luego Grabar (F12).
INFORMES
BNET_EMPRESARIAL le proporciona diferentes informes de acuerdo a sus necesidades, hace que la revisión contable sea sobre bases reales de en una forma muy sencilla y práctica para la toma de decisiones, y así conocer el comportamiento para proyectarse a futuro y adelantarse a los acontecimientos.
GENERALES
Informes/Generales/Versión imprimible/Listado de comprobantes. Detalla cada consecutivo del comprobante seleccionado, con fecha, tercero y valor. Se encuentra en la opción Listado Comprobantes.
Informes/Generales/Versión imprimible/Resumen de comprobantes. Muestra el total de cada uno de los comprobantes en el periodo señalado, indicando consecutivos utilizados y cantidad de documentos. Además se pueden ver los saltos en los consecutivos.
CONTABILIDAD
Informes/Contabilidad/Auxiliares. Detalla los movimientos (de acuerdo a los parámetros dados) de una cuenta o cuentas en un periodo determinado.
Informes/Contabilidad/Movimiento. Detalla las cuentas afectadas por los comprobantes contabilizados en un periodo determinado. Posee diferentes opciones para filtrar.
Informes/Contabilidad/Libros Oficiales. Permite generar Libro Mayor y Balances, Libro Diario, Libro Inventario y Balances, Libro de cuenta y razón de acuerdo a las opciones que se seleccionen.
Informes/Financieros. En esta opción podemos generar los diferentes Estados Financieros con diferentes opciones de filtro Balance General, Detallado y Comparativo; Estado de Resultados; Comparativo Anual Vertical, Horizontal y por Centros de Costo; Estado de cambios en el patrimonio, Flujo de efectivo acumulado y detallado.
Informes/Presupuesto. Imprime el presupuesto, de acuerdo a los valores dados a cada cuenta en la parametrización del presupuesto en Catálogos/Presupuesto.
COMPRAS
Informes/Compras/Record de compras. Sirve para verificar las compras que se han realizado en un determinado periodo. Seleccione el periodo que desea revisar las compras, escoja los filtros para revisar información más específica en Filtros. En la sección de agrupar se puede definir la forma en la cual vendrá organizada la información del informe, por último para generar el informe presione el botón Actualizar informe. Ver figura 47.
Figura 47.
VENTAS
Informes/ Ventas/ Record de ventas. Sirve para generar un informe de las ventas realizadas en un determinado periodo. Seleccione el periodo en el cual va a revisar las ventas; Escoja la información que desea revisar en la sección agrupar. Si Puede escoger filtros para revisar información más específica a través de Filtros; Una vez escogidos los filtros y seleccionados los parámetros necesarios presione el botón Actualizar informe. Ver figura 48.
Figura 48.
INVENTARIOS
KARDEX
Sirve para revisar la tarjeta Kardex de un artículo determinado diríjase a Informes/Inventarios/Kardex. Seleccione el periodo, el artículo y a continuación haga click en el botón Consultar. De esta manera aparecerán los movimientos que han afectado el saldo y el costo del artículo seleccionado. Ver figura 49.
Figura 49.
SALDOS DE INVENTARIO
Sirve para revisar las cantidades disponibles en el inventario, bien sea de un producto, un grupo o el total. Diríjase a Informes/ Inventarios/ Saldos de inventario/ Versión imprimible/ Saldos de inventario. Escoja a través de los filtros la información que va a revisar en el informe, posteriormente seleccione los parámetros que condicionarán la información generada en el informe, adicionalmente proceda a escoger el mes al cual se revisará el inventario, por último presione el botón Actualizar informe. Ver figura 50.
Figura 50.
TESORERIA
ESTADO DE CAJA
Para revisar el estado de caja por tipo de cuenta, comprobante, usuario etc. Diríjase a Informes/Tesorería/Estado de caja. Escoja a través de la opción Filtrar la información que va a revisar en el informe, Por último, presione el Actualizar informe. Ver figura 51.
Figura 51.
BOLETIN DE CAJA Y BANCOS
Informes/Tesorería/Boletín de caja. Permite generar informe del movimiento detallado, acumulado por cuentas o resumido de las cuentas de caja y bancos. Ver figura 52.
Figura 52.
CUENTAS POR COBRAR
Sirven para generar una relación de los clientes que aún no han cancelado su saldo, diríjase a Informes/ Cuentas por cobrar. Una vez allí puede escoger entre revisar información detallada de un cliente a través de la opción Consultas cliente o revisar el total de cartera a través de la opción Informe de cartera.
CONSULTA CLIENTES
En la opción de Consulta clientes puede obtener información detallada del saldo de un cliente determinado. Seleccione el cliente - Escoja el periodo a revisar desde - hasta - Presione el botón Consultar.
En la ventana superior aparecerán todos los movimientos que han afectado la cartera del cliente, al igual que el saldo total actual.
En la parte inferior se muestran los comprobantes que el cliente no ha cancelado completamente. Ver figura 53.
Figura 53.
INFORME DE CARTERA
Permite verificar el saldo general de un cliente en específico, de un grupo de clientes o del total de terceros. Si desea ver información específico de un cliente, grupo, monto de dinero, día, forma de pago, haga los Filtros necesarios. Posteriormente escoja el periodo y el formato y por último presione el botón Actualizar informe. Ver figura 54.
Figura 54.
CUENTAS POR PAGAR
Sirve para generar un informe de los proveedores y los saldos que aún se le adeudan, diríjase a Informes/ Cuentas por pagar. Puede escoger entre revisar información detallada de un proveedor a través de la opción Consultas proveedores o revisar un saldo general con la opción Informe cuentas por pagar.
CONSULTAS
Para analizar las cuentas por pagar. Seleccione el cliente - Escoja el periodo a revisar desde - hasta - Presione el botón Consultar.
En la ventana superior aparecerán todos los movimientos que han afectado el saldo por pagar al proveedor seleccionado.
En la parte inferior se muestran los comprobantes que no se han cancelado completamente al proveedor. Ver figura 55.
Figura 55.
INFORME CUENTAS POR PAGAR
Permite verificar el saldo general de un proveedor en específico o del total de proveedores, de igual manera permite revisar saldos por comprobantes o por terceros. Para generar el informe de cuentas por pagar primero realice el filtro de la información que va a revisar a través de la sección Filtrar. Posteriormente proceda a escoger el periodo a revisar y por último presione el botón Actualizar informe. Ver figura 56.
Figura 56.
EXAMINAR COMPROBANTES
Es una herramienta que permite revisar, modificar o reimprimir comprobantes ya elaborados a la cual puede acceder a través del menú Utilidades / Comprobantes
Dentro de la ventana puede encontrar diferentes opciones para verificar los comprobantes ya elaborados tales como: Ver figura 57.
Figura 57.
- Imprimir: Realiza una impresión de un comprobante ya elaborado.
- Renumerar: Cambia el consecutivo del comprobante.
- Cambio fecha: Modifica la fecha del comprobante.
- Modificar: Ingresa a diligenciar de nuevo el comprobante para realizar cambios en la información.
- Duplicar: Crea un comprobante con la misma información del que se duplica con un consecutivo distinto.
- Eliminar: Elimina definitivamente el comprobante del sistema sin tener posibilidad de recuperarlo.
- Anular: Anula el comprobante de modo que lo deja sin efecto en la contabilidad de la empresa. Puede retirar la anulación en cualquier momento. ¡Importante!: Es recomendable utilizar la opción Anular en vez de Eliminar.
- Contabilizar: Se utiliza cuando se cambia una cuenta contable en la parametrización del programa (Línea, Forma de pago, PUC) y debe aplicarse en los comprobantes anteriormente elaborados.
De igual forma puede realizar una revisión de la información relacionada con el comprobante a través de las diferentes pestañas disponibles en Utilidades para comprobantes:
- Imputación Contable: Muestra las afectaciones en los códigos contables que tuvo el comprobante.
- Log: Muestra registro de las modificaciones que se han hecho al comprobante con su correspondiente autor.
- Forma de Pago: Muestra las formas de pago relacionadas en el comprobante.
- Auditoria: Muestra las afectaciones del comprobante y a que comprobantes afecta.
Sistema integrado estandar