Las metas de venta permiten medir las ventas de la compañía por una dimensión específica. Las dimensiones pueden ser marcas, grupos, articulos, y el mismo vendedor. Las metas se clasifican en:
- VentasValores: Valor monetario, y será comparado contra las ventas netas en moneda.
- Recaudo: Valor monetario, y será comparado contra el recaudo(cobro) en moneda.
- VentasCantidad: Valor numerico, y será comparado contra las ventas netas en cantidad.
- VentasPeso: Valor numerico, y será comparado contra las ventas netas en cantidad multiplicado por el peso unitario del artículo.
- EfectividadVisitas:Valor numerico, y será comparado contra el numero de visitas realizadas por un vendedor.
Todo la evaluación de las metas se hacen siempre por vendedor y en el periodo indicado.
Nota: Antes de iniciar a trabajar con el nuevo modelo de ventas, vaya a Herramientas>Enumeraciones del sistema y haga click en Actualizar tabla para actualizar las enumeraciones del sistema. Esto permite luego la visualización de los informes de metas web y realizar otros procesos del ERP.
Nota: Una vez la meta ya tenga historia no podrá cambiar la clase de meta, ya que al evaluar los datos historicos mostrarían una incoherencia. Ejemplo: Si antes la clase era VentasPeso, y luego la cambian por VentasValores, esto estaría mal. En este caso deben crear una nueva meta con la nueva clase de meta deseada.
Para crear las metas, debe primero crear el encabezado de la meta, la cual define la clase de meta y la dimensión a medir. Para crear una meta vaya a: Procesos>Comerciales>Metas(Cuotas)>Definición de metas(Encabezado).
figura 1
Haga click en Nuevo para crear un nuevo registro, y elija la clase de meta(figura 1.1). Además, elija la dimensión que desea medir para la meta(figura 1.2).
Para la administración de las metas o alimentación de cuotas:
1. Ingrese a Procesos>Comerciales>Metas(Cuotas)>Gestionar Metas(Cuotas), inicialmente se cargarán todas las definiciones de metas o cuotas que haya creado, en la parte superior izquierda.
2. Seleccione una de las metas o cuotas que aparecen en la lista, Ver imagen:
5. Llene los campos en el archivo con los datos respectivos como se muestra en la siguiente gráfica:
Descripción de los campos de esta plantilla:
1. MetaID, corresponde al ID de la definición de meta creada en las definiciones de metas o cuotas, para el ejemplo corresponde a un 2, en la práctica debe revisar cual es el id numérico que el sistema le asignó a la clase de meta que vaya a usar, usando la ruta: Procesos>Comerciales>Metas(Cuotas)>Definición de metas(Encabezado) y busque la clase de meta respectiva para saber su identificador ID, ver imagen siguiente, donde se aprecia el Id: 2 para VentasPeso
2. El segundo campo o casilla B1 en Excel, corresponde al nombre de la meta, en este caso Ventas peso Grupo, se pone en la plantilla de manera informativa, no es necesario llenarlo, pero ayuda a la compresión de la plantilla al momento de diligenciarla como la planilla que se va subir luego.
3. El tercer campo es vendedorID, mas bien es el vendedor virtual, recuerde que en BNET, debe crear vendedores virtuales a los que debe representar con un vendedor real o representante de vendedor, es decir, un vendedor virtual V01, por ejemplo, es representador por un representante de vendedor virtual, que es un vendedor empleado real de la compañía. Si aún no ha creado estos vendedores virtuales o tiene vendedores reales o personas terceros empleados marcados como vendedores, debe crear los virtuales y representantes y a los virtuales asignarles los respectivos vendedores representantes, no debe existir ningún tercero con identificación real, marcado como vendedor, pues el sistema presentará fallas debido a esto.
4. FechaDesde y FechaHasta: Estas dos columnas 4 y 5 D1 y E1 respectivamente, representan la fecha inicial y final de la evaluación de metas o cuotas que se van a trabajar, obligatoriamente, deben ser fechas comprendidas entre el primer y último día del mes de las metas que se van a evaluar, por ejemplo, para junio de 2018 sería FechaDesde: 1/6/2018 y FechaHasta: 30/6/2018, para mayo de 2018: FechaDesde: 1/5/2018 y FechaHasta: 31/5/2018 y así para cualquier otro periodo, en el caso de febrero, debe quedar como último dia el dia 28 o 29 dependiendo si el año es bisiesto o no.
5. ValorMeta, éste campo el número 6 o F1 en Excel, se corresponde con el valor de la meta o cuota que se va a fijar, cuando la meta que se va a fijar no tiene nada que ver con GrupoID, MarcaID, ArticuloID, estas tres celdas se dejan en blanco y el valor de la meta: ValorMeta, se llena con el total en millones fijado por la empresa, en este caso los valores son bajos, pues la meta esta en peso (Kg).
6. GrupoID, MarcaID y ArticuloID: Corresponden a las columnas 7,8 y 9 celdas G1,H1 y I1 de Excel. Deben ser llenadas una y solo una por planilla y vendedor, es decir, no se puede llenar GrupoID con MarcaID o ArticuloID o cualquiera de sus combinaciones. Si lleno GrupoID, no puedo llenar ninguno de los otros dos campos, si lleno MarcaID no puedo llenar ni GrupoID ni ArticuloID y si lleno ArticuloID no puedo llenar MarcaID ni GrupoID, sólo uno por vendedor. Si se maneja bien el sistema, Éste exportará la plantilla respectiva con la columna llena, de manera que el usuario solo debe llenar la columna ValorMeta, sin tener que hacer más que importarla luego.
Una vez diligenciada la planilla en excel, verifique que no quedó ningún VendedorID en blanco o líneas blancas intermedias ni al final del documento líneas usadas en blanco y cierre el archivo para luego proceder a importarlo:
1. Vaya a la ruta del programa: Ingrese a Procesos>Comerciales>Metas(Cuotas)>Gestionar Metas(Cuotas)
2. Seleccione una de las metas o cuotas que aparecen en la lista
3. En el botón (+), haga clic en Desde plantilla y debe salir ésta imagen:
5. Revise que los valores de Metas o cuotas estén bien, así como el resto de datos y luego haga clic en Aceptar, en este justo momento se guardan los datos en el sistema, si hace clic en cancelar o teclea Escape o Esc, no se guardan los cambios realizados y el trabajo se pierde pues se cierra esta pantalla sin hacer absolutamente ningún almacenamiento de archivos.
6. Luego de hacer click en el botón Aceptar, los archivos se almacenan en el sistema y aparece la siguiente pantalla llena:
Hasta éste punto, se exportó la plantilla a Excel y se llenó con los datos necesarios, se importó y se almacenó en el sistema, ahora falta el cálculo de los valores cumplidos por el vendedor frente a las metas respectivas fijadas por la Compañía. Para comparar las ventas reales contra pas esperadas en las cuotas o metas, haga clic en el Botón Evaluar metas:
El sistema iniciará el cálculo de los porcentajes de cumplimiento junto con los valores cumplidos y llenará una barra de progreso de acuerdo a la cantidad cumplida, teniendo en cuenta que cuando se sobrepase el 100% se dibuja todo el recuadro de la gráfica y cuando no se cumpla el porcentaje total, el 100%, se llena relativo al cumplimiento, es decir, si solo se cumple el 50%, se llenará la mitad del recuadro de la gráfica, si se cumple el 0% no se llenará nada y asi sucesivamente.
Ésta operación es dinámica, lo que quiere decir, que cuando se realicen operaciones en el sistema, fuerza de ventas, puntos pos Etc. Al sistema ser integrado, el usuario hace clic nuevamente en Evaluar metas y éstos valores se actualizan en el acto.
Todos los datos que terminen en ID: VendedorID, MarcaID, GrupoID y ArticuloID, TIENEN, que existir en el sistema, de lo contrario el proceso arrojará errores y el proceso será detenido, cerciórese bien que todos estos identificadores existan en el sistema BNET, para evitar inconvenientes.
Con el botón: Ver gráfica siguiente, puede consultar periodos anteriores, previamente alimentados y realizar correcciones o realizar nuevamente los cálculos, esto no afectará a ningún otro periodo posterior ni anterior ya creados.
El formato o plantilla anterior también se puede crear manualmente con herramientas del mismo módulo de Gestión de metas: Ver gráfica, para ello siga los siguientes pasos.
1. Vaya a la ruta del programa: Ingrese a Procesos>Comerciales>Metas(Cuotas)>Gestionar Metas(Cuotas)
2. Seleccione una de las metas o cuotas que aparecen en la lista
3. Haga click en el botón (+) ver gráfica siguiente:
4 Haga click en Desde plantilla, luego haga click en Cargar vendedores:
4. Haga clic dentro del recuadro que dice: "Escriba aquí para buscar" y presione la tecla Enter, deben aparecer todos los vendedores de la Compañía
6. Llene los valores como aparece en la siguiente gráfica:
Observe que en esta forma de trabajo, no aparece Agregar Grupo, ni otro botón, esto se debe a que la clase de Meta seleccionada, solo es por valores, es decir, se necesita fijarle una meta de ventas totales en valores para un periodo dato a los vendedores y ya. Luego de llenar los valores de meta, haga clic en aceptar y debe aparecer algo como lo siguiente:
Las metas aquí calculadas, se ven reflejadas en los dispositivos móviles para las Compañías que tengan dicho servicio con Binapps, sincronizado a la Base de Datos respectiva, igualmente existe un informe web por Compañía, cuyo link de acceso debe ser suministrado por Binapps a la respectiva Empresa. En dicho informe se pueden seleccionar TODOS las clases de metas y TODOS los vendedores, así como seleccionar los periodos que se quieren consultar. Ver gráfica.
Si hacemos click en el +, se despliega la lista de vendedores y así haciendo click en cada +, se despliega el contenido correspondiente.
En el informe igualmente se incluyó una barra indicadora de la meta vs el cumplimiento, la meta trazada se dibuja anaranjada y el cumplimiento se dibuja azul. Ver imágen
Observe que la barra naranja, aparece dibujada llenando todo el recuadro total, cuando no hay barra azul dibujada. Cuando hay barra azul dibujada, la barra naranja no llena todo el recuadro, esto es debido a que la barra azul completa el resto de barra naranja que falta, si la barra azul llenara todo el recuadro, no habrá línea naranja dibujada, en pocas palabras la barra azul complementa la naranja y viceversa, la naranja complementa la azul, de esta manera se puede observar rápidamente el cumplimiento o incumplimiento de las metas vs el cumplimiento desplazando el informe hacia abajo o arriba en el navegador web.